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工作制度

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省机关事务管理局公文处理实施细则

   

发布时间:2015-01-20    来源:山东省机关事务管理局

第一章 总 则

第一条 为实现我局公文处理工作的科学化、制度化和规范化,提高公文处理效率和公文质量,根据《国家行政机关公文处理办法》和《山东省实施<国家行政机关公文处理办法>细则》等有关规定,结合我局实际情况,制定本实施细则。

第二条 局办公室是公文处理的主管部门,主管局机关并负责指导局属单位的公文处理工作。

第三条 局机关及局属单位办公室应当配备专职文秘人员负责公文处理工作。负责公文处理工作的人员必须政治可靠、作风严谨、忠于职守、保守秘密,具备有关专业知识,熟练掌握现代办公设备的操作和使用。

第四条 各处室、单位要提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精,注重效用。公文语言要准确、精练、畅达。公文处理必须做到及时、准确、安全。

第五条 局机关及局属单位公文处理工作,应贯彻“党政分开”的原则。

第二章 公文种类

第六条 我局常用的公文种类主要包括:

(一)决定

适用于对重要事项或者重大行动作出规定、安排,表彰先进等。

(二)通知

适用于转发上级机关或不相隶属机关的公文;布置、传达需要下级单位周知或共同执行的事项;任免和聘用干部;发布行政措施。

(三)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。

(四)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(五)批复

适用于答复下级单位的请示事项。

(六)意见

适用于对重大问题提出见解、建议,对重要事项提出解决办法。

(七)函

适用于平行机关或者不相隶属机关之间相互商洽工作、询问或答复问题;向有关主管部门请求批准;上下级机关之间联系、询问、答复有关工作等。

(八)会议纪要

适用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 局公文由山东省省级机关事务管理局版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。

(一)发文字号由机关代字、年份、发文序号组成。联合行文只标明主办机关发文字号。下行文,发文字号可标注于发文机关版头下方中间或右侧。上行文,发文字号标注在发文机关版头下方左侧。

(二)上报公文必须标注“签发人”和签发人姓名。签发人姓名置于公文版头下方右侧。

(三)公文标题应准确简要概括公文的主要内容,一般应标明发文机关名称(公文版头已明显反映发文机关名称的,可不标注),并准确标明公文种类。标题中除法规规章等名称可加书名号外,一般不用标点符号。

(四)公文主送机关应准确标明,使用机关全称或规范化简称或同类型机关的统称,顶格打印。

(五)公文正文是公文的主体,表述公文的内容,置于主送机关下方。

(六)公文如有附件,应当置于主件之后,与主件一起装订,并在正文之后,发文机关署名之前标明附件序号、名称。

(七)公文除会议纪要外,应当加盖机关印章。联合上报的非法规性文件,由主办单位加盖印章。联合下发的文件,联合发文机关都应加盖印章。

(八)成文时间,应写明年、月、日,置于正文下方右侧,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。

(九)附注是公文需要特别说明的内容,置于主题词上方。

(十)文件应当标注主题词。主题词的个数,除类别词外一般不超过5个。上报文件,应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词置于抄送机关的上方左侧。

(十一)抄送机关是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称使用全称、规范化简称,标注于印制版记上方。

(十二)印制版记由公文印发机关名称、印制日期组成。位于公文末页下端。

第八条 汉字公文从左至右横排。公文用纸幅面采用A4国际标准纸型(长297毫米,宽210毫米人 左侧装订。

第九条 公文标题使用2号标宋体;公文字号使用4号仿宋体;正文使用3号或小3号仿宋体,非上行文并字数较多的,也可用4号仿宋体。

第四章 行文规则

第十条 我局在职能权限范围内可以向省直有关部门行文。我局与省直部门、直属机构可以联合行文,联合行文必须确有需要,单位不宜过多。

第十一条“请示”应当“一文一事只写一个主送机关,如是同时送其他机关,应当采用抄送形式。请示不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项,“请示”不得直接送领导者个人。

第十二条“报告”中不得夹带请示事项。

第十三条 局内设处室除办公室外,不得对外正式行文;局属各单位内设部门不得直接向局行文,不得越级请示和报告。

第十四条 对不符合行文规则的报送公文,办公室可退回呈报单位。

第十五条 对上级机关的来文,如无具体贯彻意见,可按保密要求原文翻印下发,不再重复行文转发,受文单位应按照执行。

第五章 发文办理

第十六条 发文办理指以局机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十七条 按照“谁主管的事由谁拟搞”的原则确定公文承办处室、单位和起草人。对于重要的或涉及重大问题的文件起草,采取“集体研究、个人执笔”的方式进行。

第十八条 起草公文应由掌握相关政策、熟悉工作内容、文字能力强的人员承担。起草的公文应当做到:

(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及上级机关的指示、意见和要求,完整、准确地体现发文单位的意图,并同现行公文相衔接。

(二)实事求是,全面准确地反映客观实际情况,提出的意见、措施切实可行。

(三)观点明确、内容充实,条理清晰、结构严谨,表述准确、语言精练,文风端正,篇幅力求简短。

(四)人名、地名、时间、数字、引文核实无误。引用公文应先标明发文机关、标题,后引发文字号。日朝应当写明年、月、日,年份不得使用两位数的简略写法。

(五)公文使用国家法定的计量单位;标点符号的用法符合国家发布的标准要求;数字用法符合国家主管部门的规定。

(六)文种、格式使用正确,主题词标注符合要求。

(七)公文使用简称,除已被社会广泛使用并认可的简称外,其他简称一般应先用全称,并注明简称。

(八)公文的结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(l)”。

(九)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次、序数等数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

第十九条 需会签的公文,在公文起草前有关处室应与相关部门(单位)协商,明确有关问题后起草公文。对重大问题,应由局领导出面进行协商。公文起草完成后,经局领导审核并签署意见后及时送有关部门会签,并附上相关文件、补充材料和说明。

第二十条 各处室完成公文起草、核稿和审核后,文稿送领导人审批签发之前,由办公室负责审核。审核的重点是:是否确需行文;内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等。经审核,对符合规定的文稿,由局办公室及时按程序送局领导审签。审核中如发现公文不符合行文要求,出现明显错误的,办公室可退回承办处室(单位),重新办理。

第二十一条 以局机关名义印发的上行文,由局长签发;以局机关名义印发的下行文或平行文,由局长或分管局长签发。已经局领导签批过的公文,不得再行修改。如确需修改,内容无重大变动的,经办公室主任同意后修改,如有实质性修改,应报原签批人复审。

第二十二条 公文由局办公室指定打字室或委托符合保密要求的公文印制单位印制。公文印制完成,印制单位应立即通知承办处室校核、领取、发送。

第二十三条 承办处室配合办公室做好公文的核发工作。局内发送范围为:局长、副局长、纪检组长、局党组成员、办公室主任、有关处室。办公室应将公文原件连同印后的公文印制件(2份)一并归档。

第六章 收文办理

第二十四条 收文办理指对收到公文的办理过程。包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十五条 局各类公文由办公室机要人员启封、签收登记、传递。凡需要办理的公文,局办公室要在12小时内提出拟办意见,送局领导批示,或者交有关处室办理。紧急公文,应当随到随办。

第二十六条 公文阅批按照局领导分工负责的原则办理。局收到的上级文件,省政府各部门、直属机构、直属事业单位文件,局机关各处室、局属单位的请示报告,由办公室报送局长阅示后,按批示分送分管局长阅办或交有关处室办理。

第二十七条 审批公文,应签署审批的日期。对一般报告性公文,圈阅或者签名表示“已阅知”;对于有具体请示事项的公文圈阅或者签名表示“同意”请示的事项。

第二十八条 承办公文的处室要在接文10日内办复。不得延误、推倭。对不适宜由本处室办理的,应当迅速返交办公室并说明理由。交有关处室办理的公文,局办公室要及时催办、查办。

第七章 公文归档、管理

第二十九条 公文办理完毕后,办文处室、单位应根据有关规定,及时将经用印后公文定稿、正本和有关材料交办公室整理立卷。

第三十条 没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和领导人批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,有2人监督,到保密机关指定地点销毁,保证不丢失、不漏销。

第三十一条 局接受的上级政府机关下发的机密、绝密文件,按发文机关的要求定期清退。密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

第三十二条 个人不得保存应当存档的公文。工作人员调动工作时,应将本人暂存、借用的公文,按照规定移交、清退。                   

   

 

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