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省机关事务管理局关于文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定

   

发布时间:2015-01-20    来源:山东省机关事务管理局

第一条:为便于本机关正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映单位主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据国家档案局8号令的要求,制定本规定。

第二条:本规定中的机关文件材料是指本机关在其工作活动过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等各种门类和载体的历史记录。

第三条:本机关文件材料归档范围是:

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条:本机关文件材料具体的收集门类是:文书档案、科技档案、(基建档案、设备档案)、专门档案、(会计档案、人物档案)、声像档案、(照片档案和录音、录像档案)、实物档案、电子文件和资料。

第五条:机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。凡是本机关制发的法规政策性及重要的业务文件材料,召开的重要会议、重大活动的主要文件材料,本机关关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级和下级关于重要业务的批复、来文、来函、请示等文件材料属于永久保管;其他归档的文件材料属于定期保管。具体参见附件《文书档案分类方案与保管期限表》。

第六条:科技档案的归档范围:

1、基建档案:包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。

2、设备档案:包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。

第七条:专门档案的归档范围:

1、会计档案

1)会计凭证类:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证;

2)会计账簿类:包括总账、明细账、固定资产台账(卡片)及其他会计账簿;

3)会计报告类:包括月度、季度、年度财务报告,会计报表、附表、附注及文字说明,以及其他财务报告;

4)其他类:包括银行存款余额调节表、银行对账单,其他应当保存的会计核算专业材料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

2、人物档案

本单位省级以上劳动模范和优秀共产党员,本单位主要负责人,以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。

1)名人职务活动的文章、报告、演讲稿、工作日记等;

2)名人的作品和研究成果;

3)社会对名人研究、评价的资料;

4)与名人有关的证书、奖章、信函、纪念品等;

5)名人活动的照片、录象带、录音带、光盘等;

6)名人口述的历史资料。

第八条 :声像档案的归档范围:

1、本单位主要党政领导任职时的照片;

2、记录本单位主要职能活动的照片和录音、录像;

3、记录上级领导视察本单位的照片和录音、录像;

4、本单位组织或本单位领导参加的重大公务活动的照片和录音、录像;

5、记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像;

6、记录本单位、本行业组织建设的重点工程,照片和录音、录像;

7、其他具有保存价值的照片和录音、录像。

第九条:实物档案的归档范围:

1、荣誉类:单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等;

2、公务活动礼品类:公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等;

3、物证类:反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品,领导、专家和英模人物使用过的物品等;

4、书画文稿类:著名书画家和领导人书法、绘画作品,著作、题词及其他手迹等;

5、其他与本单位社会职能有关或具有参考和凭证作用的实物。

第十条:电子文件的归档范围:

1、文书档案的数字化全文;

2、科技档案中形成的电子文件;

3、会计电算化材料;

4、永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片;

5、其他音频、视频形式的电子文件。

第十一条: 资料的收集范围:

1、本单位的发文汇编(二套文件);

2、本单位的重要文件汇编;

3、本系统上级或下级编印的出版物;

4、与本单位主要业务有关的业务报刊和出版物;

5、其他相关资料。

第十二条: 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十三条:本机关形成的人事、科技、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家和行业的有关规定执行。实物档案保管期限为30年。电子、声像(照片、录音录像)档案的保管期限参照相应内容的文书档案执行。

第十四条:机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十五条:与其他机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十六条:机关文件材料不归档范围是:

(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

第十七条:本规定自颁布之日起施行。过去有关规定凡与本规定不一致的,一律以本规定为准。

 

附件:文书档案分类方案与保管期限

文书档案分类方案与保管期限

 

本机关文书档案是按照年度保管期限组织机构分类法分类整理。所有文书档案文件材料应先按其形成年度区分开来,同一年度的文件再按照其价值区分为永久、30年、10年,同一年度、同一保管期限的文件,按组织机构分类排列。具体分类方案及保管期限如下:

01 党组

永久保管:

0101 党组会议纪录纪要材料;

0102 关于干部任免的文件;

0103 党组民主生活会情况的报告材料;

0104 关于干部离退休、晋升工资等文件;

0105 以党组名义形成的重要的其他文件。

30年保管:

0101 以党组名义制发的一般文件材料。

02 办公室

永久保管:

0201 局长办公会议、专题会议记录及决定事项;

0202 本局召开的全省机关事务工作会议通知、请示、名单、日程、讲话、总结、纪要、决议、决定等;

0203 本局工作要点、总结;

0204 本局大事记、组织沿革材料;

0205 国有资产管理重要的登记、统计、核查清算、交接等文件材料;

0206 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续;

0207 本局制定的工作条例、章程、工作制度等文件;

0208 本局处理人民来信来访的有领导重要批示和办理结果的文件材料;

0209 本局领导在有关会议上的讲话、汇报材料;

0210 上级机关、上级领导检查本局工作时形成的重要讲话等文件材料;

0211 对省人大代表建议、政协委员提案的处理意见;

0212 关于省级机关房地产管理的规章、制度、办法;

0213 关于省直机关住房制度政策方案及相关政策;

0214 关于省直机关职工住房建设规划、年度计划;

0215 关于省直机关职工住房建设的管理办法及设计标准等文件材料。

30年保管:

0201 本局阶段性的工作计划、总结、领导讲话、实施意见文件;

0202 本局召开的一般性会议文件;

0203 本局代省委、省政府起草的重要法规性或专项业务文件的最后草稿;

0204 办理的督查、呈阅件;

0205 机关财务预算;

0206 机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料;

0207 职工住房分配、出售的规定、方案细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请;

0208 接待工作重要的计划、方案;

0209 本局处理人民来信来访的有处理结果的文件材料;

0210 关于办公用房的调整、分配、租赁等文件材料;

0211 关于办公用房安全、鉴定、调查等文件材料;

0212 关于职工住房统建工作中形成的文件材料;

0213 关于省直人防工作中形成的文件材料。

10年保管:

0201 本局制发的事务性文件;

0202 简报、情况反映、工作信息等;

0203 保卫工作的安全检查、调查记录;

0204 下级机关报送的年度计划、总结;

0205 上级机关制发的非机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

0206同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

0207 关于一般业务性文件材料。

03 财务管理处

永久保管:

0301 本局关于财务管理、会计工作的规章制度;

0302 关于内部审计办法等文件;

0303 本局制定的国有资产管理办法等文件。

30年保管:

0301 本局关于经费申请和批复的文件材料;

0302 本局关于固定资产报废及批复的文件材料;

0303 本局内部审计、整理意见等文件材料。

10年保管:

0301 关于财务人员管理、培训等材料;

0302 关于一般事务性文件;

0303同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

04 房地产管理处

永久保管:

0401 关于省级机关房地产管理的规章制度;

0402 关于省级机关住房制度改革方案及政策。

30年保管:

0401 关于省级机关办公用房、职工住房的立项、规划、计划、统建、批复等文件材料;

0402 关于承办省级机关国有土地使用权管理的有关文件材料;

0403 关于公有房屋的改造、翻建及维修项目形成的文件材料;

0404 关于和有关单位签订的合同、协议等文件材料。

10年保管:

0401 本局关于一般事务性文件材料。

05 综合管理处

永久保管:

0501 本局制发的机关事务管理工作的规章制度;

0502 关于建设节约型机关工作的办法、意见;

0503 关于机关后勤体制改革规划和办法;

0504 本局组织的重要的后勤体制改革的调研报告;

0505 关于表彰后勤工作者的决定。

30年保管:

0501 关于指导精神文明建设、社会治安综合治理、绿化美化等工作形成的文件材料;

0502 关于建设节约型机关工作形成的文件材料;

0503 山东省后勤管理协会召开的重要会议和形成的文件材料;

0504 本局编辑的《山东机关后勤》;

0505 关于华东六省一市联席会议的文件材料。

10年保管:

0501 关于建设节约型机关工作的简报、通知等文件材料;

0502 关于一般事务性文件;

0503同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

06 人事处

永久保管:

0601 本局机构设置、撤并、更名、人员编制、印信启用等文件;

0602 本局干部职工录用、转正、聘任、调资、定级、调动、停薪留职、辞职、离退休、死亡、怃恤等材料;

0603 本局机关干部职工名册、年度考核、职称评审等文件材料;

0604 本局表彰奖励的文件材料;

0605 本局干部职工及有关工作统计年报;

0606 本局干部职工调动的行政介绍信及存根;

0607 本局对有关人员重大问题的处分材料。

30年保管:

0601 本局人事工作制度、规定、办法等文件材料;

0602 本局工作人员出国审批手续、执行日程、考察报告等文件材料。

10年保管:

0601 本局制发的一般事务性文件;

0602同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

07 机关党委

永久保管:

0701 本局党组织年度统计报表;

0702 本局党、团、工会工作报告、总结、换届选举结果、专项活动报告等;

0703 本局党、团组织关系介绍信及存根;

0704 本局党团员、工会会员名册;

0705 受到警告(不含)以上处分的材料。

30年保管:

0701 本局以机关党委名义印发的文件;

0702 受到警告处分的材料。

08 离退休干部处

30年保管:

0801 本局关于落实老干部待遇实施办法;

0802 本局离退休干部信息统计年报;

0803 本局老干部工作年度总结及工作要点;

0804 本局老干部工作目标责任制考核细则;

0805 本局老干部工作会议及局领导讲话文件材料。

09 纪检组

永久保管:

0901 本局制发的廉政建设、干部警示教育、廉洁自律的办法、规定等文件;

0902 本局纪检、监察工作中形成的重要的综合性报告、调查材料;

0903 本局审查、处理重要案件的结论、处理决定文件材料。

30年保管:

0901 本局纪检监察工作会议的领导讲话、总结等文件材料;

0902 本局纪检、监察工作中形成的一般的综合性报告、调查材料;

0903 本局处理一般案件的结论、处理决定文件材料。

10 公务用车管理处

永久保管:

1001 本局关于制发省级机关公务用车定编、配备和使用管理的规定。

30年保管:

1001 关于公务用车更新、配备标准等文件材料;

1002 关于公务用车牌照审批、报废管理的文件材料;

1003 关于公务用车业务培训的文件材料。

10年保管:

1001 关于一般事务性文件材料。

 

   

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