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当前位置:首页> 政务公开> 工作制度> 省机关事务管理局局属单位档案工作管理办法

省机关事务管理局局属单位档案工作管理办法

   

发布时间:2015-01-20    来源:山东省机关事务管理局

为了加强局属单位档案管理工作,逐步实现档案管理工作的规范化、制度化,根据《中华人民共和国档案法》及国家和省的其他有关规定,结合局属单位实际,制定本办法。

一、基本要求

局属单位要按照《中华人民共和国档案法》和《山东省档案条例》的规定建立档案工作,将档案工作纳入单位发展规划和年度工作计划。

局办公室负责领导、指导局属单位的档案管理工作,对局属单位的档案管理工作进行督促检查。

二、档案工作人员和职责

局属单位要明确一名班子成员具体负责本单位档案工作的领导,配备相应的档案工作人员。

档案工作人员应忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。

档案工作人员负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、移交、销毁和提供利用,负责拟定本单位档案工作的各项制度。

档案工作人员应相对稳定,因工作需要确需变动时,应报局办公室备案,并严格按规定要求办理好档案移交手续。

档案工作要列入本单位工作议程,列入相关人员的岗位责任,并认真考核,严格奖惩。

三、归档范围

本单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的文件材料均应归档,包括文书档案和本单位产生的业务档案。业务档案的归档按有关规定执行,归档目录和光盘报局档案室保管。

文书档案主要包括:

(一)本单位形成的文件材料

1、本单位领导班子办公会形成的会议记录、纪要;

2、工作计划、总结;

3、各种专业会议文件材料;

4、本单位编印的简报、刊物、历史沿革、大事记、法规汇编等定稿和印本;

5、本单位制定的各项工作制度、规定;

6、本单位与其他单位签订的合同、协议等文件材料;

7、干部职工、党(团员)、离退休干部职工名册、统计年报;

8、重要的人民来信来访及领导批示、批办件形成的报告材料;

9、本单位资产、档案等的交接凭证、清册;

10、其他有保存价值的文件材料。

(二)本单位接收的文件材料

1、上级机关颁发的针对本单位业务的文件;

2、非隶属机关印发的需要执行的法规性文件;

3、本单位领导或工作人员外出参加公务活动带回的与本单位业务有关的文件材料。

四、归档要求

(一)归档的文件材料,按照保管期限--年度--问题分类,分类方案报局档案室。

(二)跨年度的请示,放在复文归档;没有复文的,放在当年归档;跨年度的计划,放在计划针对的第一年归档;跨年度的会议文件放在会议开幕年归档;跨年度的总结放在针对的第二年归档。

(三)文件排列:每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,来文与复文为一件。

(四)文件应逐件编号,在文件首页上端空白位置加盖归档章,并填写相关内容。在首页的左下角用铅笔编上页号。打印“归档文件目录”,填写“备考表”,放在盒内文件之后。

(五)永久、长期档案要拆除文件上的金属物,采用三孔一线的方法装订。

(六)要按时完成年度文件材料的归档,无积压文件材料。

五、档案保管期限

(一)反映本单位主要职能和历史面貌的,对本单位有长远利用价值的档案,列为永久保管。

(二)反映本单位一般工作活动,在较长时间内对工作有查考利用价值的文件材料,列入长期保管(16-50年)。

(三)在较短时间内有参考利用价值的文件材料,列为短期保管(15年以下)。

六、档案保管统计

(一)要根据本单位实际,尽可能设置规范标准的档案专用库房。没有专用库房的,应设置符合要求的档案橱柜。

(二)要定期对档案保管情况进行检查、清点,确保案卷完好无损,发现问题及时解决。

(三)要做好各种登记和记录工作,包括档案收进、移出、整理、鉴定销毁、保管数量和利用情况,搞好统计工作。

七、档案的查阅利用

(一)查阅一般档案须经所在处室或所在单位领导批准。

(二)外来人员查阅一般档案须持单位介绍信,需要复印时,须经单位分管领导批准。除法律法规另有规定外,档案资料一律不得外借。

(三)查阅档案时,应爱护档案,不得在档案上圈注、涂改,不得污损、折卷、折叠;档案归还时,档案人员应仔细查对,发现问题,应及时查明原因并进行处理。

(四)对查阅利用过的档案及时做好利用效果记录。

 

   

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